印章和介绍信使用管理制度

印章和介绍信使用管理制度

第一章 总则
　　　第一条 为加强对公司印章和介绍信的管理，规范印章和介绍信的使用程序，特制订本管理制度。
印章和介绍信的管理
　　　第二条 本制度所指印章包括公司印章、法定代表人印章、公司合同专用章、公司财务专用章、董事会印章、监事会印章、部门印章以及刻有公司董事长、总经理或财务总监职衔的职章。
　　　第三条 公司印章、法定代表人印章、介绍信由总经理办公室设专人或委托专人负责管理；公司合同章、财务专用章、银行留有印鉴的职章由财务部设专人管理；董事会印章和监事会印章由证券投资部设专人管理；部门印章由部门自行管理。
　　　第四条 印章保管人员应妥善保管印章，未经批准，不得擅自把印章交给他人保管。
　　　第五条 公司印章、公司合同章、财务专用章、部门印章的刻制、更换、废止以及使用范围的设定方案由总经理确定，总经理办公室执行。董事会印章的刻制、更换、废止以及使用范围的设定方案由董事长确定，总经理办公室执行。监事会印章的刻制、更换、废止以及使用范围的设定方案由监事会主席确定，总经理办公室执行。启用新印章时，必须同时废除旧印章，由总经理办公室执行。
　　　第六条 印章保管人员要遵守纪律、注意保密，严格按照规定使用印章和介绍信。平时必须将印章加锁存放在办公室的保险柜或其他安全的地方，每次用毕，应立即放回原处。各种印章如有遗失，由保管人负全责。如有印章遗失，因立即向上级报告，并依法公告作废。
第三章 印章的使用
　　　第七条 公司部门或个人需要使用印章，应由印章使用人在印章管理部门处的《用印登记簿》上填写使用部门和盖章用途，并由使用人签字，将其与所需印章的文件一并上报印章使用人所在部门的分管高管处签批。（销售类申报资料的用印，只需总经理办公室审核即可签批）
　　　第八条 印章管理部门负责人对用印文件进行审核，最终由印章保管人员按规定用印。对于不符合用印规定或审批手续不全的，可拒绝办理并要求其补办相关手续。
　　　第九条 在用印审核过程中被否决的，该文件予以退回。
　　　第十条 公司董事长决定公司董事会印章的使用、监事会主席决定公司监事会印章的使用。
　　　第十一条 财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务印章的无须经上述程序。
　　　第十二条 公司印章、财务专用章、合同专用章用印后该《用印登记簿》作为用印凭据由印章保管人员留存，年末经整理后交公司行政部归档。
　　　公司董事会印章、监事会印章用印后，该《用印登记簿》作为用印凭据由公司证券投资部归档。
　　　第十三条 印章原则上不许带出公司，确因工作需要将公司印章、财务专用章、合同专用章带出使用的，应填写《公章使用申请单》经部门负责人审核，公司总经理或总经理授权人批准后，由两人以上共同携带使用。
　　　公司董事会印章、监事会印章须经董事长、监事会主席批准后，公司董事会秘书等两人共同携带使用。
第四章 介绍信的使用
　　　第十四条 开具单位介绍信，应由申请使用人提出申请，经申请人所在部门分管高管或总经理批准，保管人员统一填写介绍信并加盖公司印章后方可领用。
　　　第十五条 介绍信保管人员在开具介绍信时应严格审查，对于不符合规定或审批手续不全的，可拒绝办理并要求其补办相关手续。
　　　第十六条 原则上不允许在空白介绍信上加盖公章，如确属工作需要的，须由申请人所在部门分管高管签字批准后方能办理领用登记手续，事后未使用的空白介绍信应交回介绍信保管人员及时销毁。如发现加盖公章的介绍信丢失，领用人应及时报告介绍信保管人员并及时采取相应措施。
　　　第十七条 介绍信存根应妥善保管，由介绍信保管人员按保密要求归档。
第五章 附则
　　　第十八条 本制度由公司总经理办公室负责解释和修改。
　　　第十九条 本制度自2008年1月1日起试行。